Privacy policy

OrderPanda respecteert de privacy van gebruikers en zet zich in voor de bescherming van persoonlijke gegevens. Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn om onze diensten te kunnen leveren en verbeteren. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij informatie verzamelen, gebruiken en beveiligen.

1. Wie zijn wij

Wij ontwikkelen software die e-commerce bedrijven helpt hun webshops te beheren. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten en (indirect) van klanten van die e-commercebedrijven.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvinden via de website, marketing, sales en support van OrderPanda is: PowerYourData B.V. Telefonisch kan je ons tijdens kantooruren bereiken op 085-820-0933, per e-mail via info@orderpanda.nl.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je de dienst gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Als klant van OrderPanda. Wanneer je onze software gebruikt of een account aamaakt.
  • Naam en contactgegevens (zoals e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adres)
  • Betaal- en factuurgegevens
  • Inlog- en accountinformatie
  • Eventuele informatie die je zelf verstrekt 
• Als klant van een webshop die OrderPanda gebruikt. Wanneer een e-commercebedrijf onze software gebruikt, worden bepaalde gegevens opgeslagen namen dat e-commercebedrijf. De webshop is in dit geval de verwerkingsverantwoordelijke; OrderPanda handelt uitsluitend als verwerker.
  • (Bedrijfsnaam), naam, afleveradres, factuuradres incl. e-mailadressen en telefoonnummers
  • Bestelgegevens (zoals producten, aantal, ordernummer)
  • Eventuele opmerkingen die bij de bestelling worden toegevoegd

4. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor (onder meer) de volgende doeleinden:

• Dienstverlening en accountbeheer: om accounts aan te maken, toegang te geven tot de OrderPanda‑omgeving en support te leveren. 
• Om de functionaliteiten te leveren die OrderPanda beschrijft (orders verwerken, verzendlabels/picklijsten, retourafhandeling, btw‑facturen en e-mailflows). 
• Communicatie en commerciële contacten: om demo’s/gesprekken te plannen, vragen te beantwoorden en (indien je je aanmeldt) updates te sturen. 
• Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten rond administratie/facturen wanneer die onderdeel zijn van de verwerking. Waar de AVG vereist dat betrokkenen worden geïnformeerd over o.a. doeleinden, grondslagen, ontvangers en bewaartermijnen, volgen wij die informatieplicht. 

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere rechtmatige noodzaak een langere bewaartermijn vereist.

Factuur- en administratieve gegevens bewaren wij in principe 7 jaar (en waar van toepassing 10 jaar), conform fiscale bewaarplichten.
Overige account- en supportgegevens bewaren wij zolang je account actief is en tot maximaal 3 jaar na beëindiging, tenzij langer nodig voor geschillen/veiligheid.

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen of verhuren persoonsgegevens nooit. Gegevens worden alleen gedeeld met derden als dit noodzakelijk is voor:

• de uitvoering van onze overeenkomst met jou (bijv. voor het aanmaken van zendingen bij derden), of
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. In de algemene voorwaarden wordt expliciet benadrukt dat sterke wachtwoorden en – indien beschikbaar – tweefactorauthenticatie onderdeel zijn van passende beveiligingsmaatregelen rond accountgebruik. 
Wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden en gebruiken logging/monitoring waar passend voor de veiligheid en continuïteit van de dienst. 

8. Rechten van betrokkenen en hoe je ze uitoefent

Betrokkenen hebben onder de AVG rechten, waaronder (samengevat) inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit, en het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder. 

Praktisch onderscheid:

• Ben je eindklant van een webshop die OrderPanda gebruikt? Dan hoort je verzoek vaak bij de webshop/verkoper (de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw orderrelatie). OrderPanda kan zulke verzoeken doorzetten of ondersteunen op basis van de verwerkersafspraken. 
• Ben je zelf gebruiker/contactpersoon van OrderPanda (website/app)? Dan kun je je verzoek indienen via info@orderpanda.nl. 

9. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen, bijvoorbeeld als de dienst uitbreidt (extra modules/koppelingen) of wetgeving wijzigt. We publiceren dan de nieuwste versie met datum.

Versie: 29-12-2025