Je krijgt een melding in je bol-account: factuuraanvraag. Een klant wil een btw-factuur, en jij moet die binnen twee werkdagen aanleveren. Eén keer is geen probleem. Maar bij tientallen orders per week wordt dit een vast klusje dat elke keer weer je aandacht vraagt.
Het goede nieuws: een factuuraanvraag op bol.com hoef je niet meer handmatig af te handelen. In dit artikel lees je hoe het proces werkt, waarom het zoveel tijd kost als je het zelf doet, en hoe je het volledig automatiseert.
Wat is een factuuraanvraag op bol.com precies?
Als je via bol.com verkoopt, ben jij in de meeste gevallen de verkopende partij. Niet bol zelf. Dat betekent dat jij verantwoordelijk bent voor de btw-factuur van elke bestelling, niet bol.com.
Heb je nog geen factuur geüpload op het moment dat een klant deze nodig heeft? Dan ziet de klant in zijn account de knop “Factuur aanvragen” in plaats van “Factuur downloaden”. Klikt de klant daarop, dan ontvang jij die aanvraag in je verkoopaccount onder Bestellingen. Vanaf dat moment moet jij binnen twee werkdagen een correcte factuur aanleveren.
Waarom handmatige factuuraanvragen zoveel tijd kosten
Handmatig een factuur maken voor een factuuraanvraag betekent: de ordergegevens opzoeken, het juiste btw-tarief bepalen, een factuur opstellen met je bedrijfsgegevens, deze omzetten naar een pdf en uploaden in je bol-verkoopaccount. Per aanvraag een paar minuten werk, maar het komt onregelmatig binnen en vraagt elke keer opnieuw je aandacht.
Daar komt nog iets bij. Mis je een aanvraag of laat je hem te lang liggen, dan loop je het risico op een ontevreden klant die voor zijn boekhouding op die factuur wacht. En bij meerdere bestellingen per dag is het makkelijk om er een paar over het hoofd te zien tussen al je andere taken.
Zo handel je factuuraanvragen op bol.com automatisch af
De slimste oplossing is eigenlijk dat je de factuuraanvraag voor blijft. Zo werkt dat met OrderPanda:
- Zodra een bestelling binnenkomt, wordt automatisch een btw-factuur gegenereerd met je eigen bedrijfsgegevens en het juiste btw-tarief. Deze is beschikbaar in OrderPanda.
- Komt er een factuuraanvraag binnen vanuit bol.com? Dan wordt de bijbehorende factuur automatisch gekoppeld aan de order en geüpload naar bol.com. De klant heeft binnen 10 minuten zijn factuur in handen, zonder dat jij er iets voor moet doen.
- Je houdt een overzicht van alle facturen op één plek, makkelijk terug te vinden op klantnaam of ordernummer.
Wat moet je hiervoor instellen?
Het instellen kost je een paar minuten.
- Stel je factuurlayout in. Voeg je logo toe en vul je bedrijfsgegevens aan, zodat elke factuur er professioneel uitziet en voldoet aan de eisen.
- Zet de toggle aan om factuuraanvragen automatisch te beantwoorden. Vanaf dat moment regelt OrderPanda de rest!
Lees meer: Bekijk functie: automatische btw-facturen
Werkt dit ook als je op meerdere kanalen verkoopt?
Ja. Verkoop je naast bol.com ook via je eigen WooCommerce of Shopify shop, dan loopt de facturatie voor al je kanalen op precies dezelfde manier. Je hoeft niet per platform een ander proces te onthouden of losse systemen naast elkaar te gebruiken. Alle bestellingen komen samen in één overzicht, en voor elke order wordt automatisch de juiste factuur klaargezet, in jouw eigen huisstijl, ook als de klant via je eigen webshop heeft besteld.
Lees meer: Bekijk functie: orderverwerking
Veelgestelde vragen over factuuraanvragen op bol.com
Hoeveel tijd heb ik om op een factuuraanvraag te reageren?
Bol.com verwacht dat je binnen twee werkdagen een correcte factuur aanlevert nadat een klant deze heeft aangevraagd.
Waarom krijg ik factuuraanvragen en levert bol.com niet zelf de factuur?
Omdat jij als partner de verkopende partij bent, niet bol.com. De btw-verplichting ligt daardoor bij jou, en de klant moet de factuur dus bij jou opvragen als deze nog niet is geüpload.
Is dit ook handig voor mijn eigen btw-administratie?
Zeker. Elke automatisch gegenereerde factuur is meteen onderdeel van een overzichtelijke administratie, wat het samenstellen van je btw-aangifte een stuk eenvoudiger maakt.
Stop met losse mailtjes en wachten op facturen
Een factuuraanvraag op bol.com hoeft geen vast onderdeel meer te zijn van je dagelijkse werk. Door je facturatie te automatiseren ben je de aanvraag altijd voor, en hoeft niemand, ook jij niet, ergens op te wachten.
Wil je zien hoe dit werkt voor jouw webshop? Probeer OrderPanda 30 dagen gratis, zonder dat je betaalgegevens hoeft achter te laten.
Liever eerst de mogelijkheden vergelijken? Bekijk de prijzen en pakketten
